Seminar Office Management

Kursinhalte: Seminar Office Management

Anforderungsprofil der Assistenz / Office-Manager

• Fachkompetenz für erfolgreiches Officemanagement
• Reibungslose Korrespondenz mit Kollegen und Partnern erledigen
• Entwicklung persönlicher Fähigkeiten
• Verständnis psychologischer Aspekte der Zusammenarbeit
• Methodische Kompetenz für effiziente Arbeitsabläufe

Identifikation mit dem Job und Karriereentwicklung

• Identifikation mit der Rolle der Assistenz
• Karriereentwicklung im Officemanagement
• Balance zwischen Beruf und Privatleben

Delegieren und Kommunikation

• Effektives Zeitmanagement
• Konstruktive und diplomatische Kommunikation
• Umgang mit Störfaktoren und Kritik

Stressmanagement und Netzwerkbildung

• Effektives Stressmanagement im Büro
• Netzwerkbildung
• Umgang mit Konflikten und Herausforderungen

Zusammenarbeit mit dem Vorgesetzten und Persönlichkeitstypen

• Kooperation mit dem Chef optimieren
• Verständnis unterschiedlicher Persönlichkeitstypen
• Effizientes Selbstmanagement

Ihr Nutzen: Seminar Office Management

Die Teilnahme am Seminar Office Management bietet Ihnen als Assistent oder Assistentin eine Vielzahl von Vorteilen. Sie erwerben nicht nur wertvolle Kenntnisse und Fähigkeiten, sondern lernen auch, wie Sie diese im Büromanagement effektiv einsetzen können.

• Verbessern Sie Ihre Fähigkeiten in der Sachbearbeitung und lernen Sie, wie Sie Ihren Arbeitsstil dementsprechend anpassen.
• Entwickeln Sie Ihre Kommunikationsfähigkeiten weiter und lernen Sie, wie Sie effektiv delegieren können.
• Erfahren Sie, wie Sie Stress bewältigen und ein effektives Netzwerk aufbauen.
• Lernen Sie, wie Sie eine effektive Zusammenarbeit mit Ihrem Vorgesetzten aufbauen und pflegen.
• Steigern Sie Ihre Produktivität durch effektives Selbstmanagement und verbessern Sie Ihre Fähigkeiten in der Chefentlastung.

Methodik und Didaktik: Seminar Office Management

Ein qualifizierter Trainer oder eine kompetente Trainerin vermittelt Ihnen die Inhalte des Seminars auf anschauliche und praxisnahe Weise. Durch eine Kombination aus theoretischem Input und praktischen Übungen wird sichergestellt, dass Sie das Gelernte direkt in Ihrem Arbeitsalltag anwenden können. Sie erhalten wertvolles Feedback und können Ihre Fragen und Anliegen in einer offenen und unterstützenden Umgebung diskutieren. Darüber hinaus erhalten Sie Zugang zu umfangreichen Ressourcen und Materialien, auf die Sie auch nach dem Seminar Zugriff haben.

Zielgruppe im Seminar Office Management

Das Seminar Office Management richtet sich allgemein an Personen aus dem Office Management, die ihre Kompetenzen erweitern und ihre Effizienz im Büro steigern möchten. Ebenso angesprochen sind Assistentinnen und Assistenten, die sich auf eine Position im Office Management vorbereiten möchten. Aber auch für Führungskräfte, die ihre Mitarbeiter in diesen Bereichen weiterentwickeln möchten, bietet das Seminar wertvolle Einblicke.

Seminar Office Management als Inhouse-Schulung

Unser Seminar Office Management kann auch als Inhouse-Seminar gebucht werden. Dabei wird der Kurs speziell auf die Bedürfnisse und Anforderungen Ihres Unternehmens zugeschnitten. Sie profitieren von einer flexiblen Terminplanung und einer individuellen Ausrichtung der Inhalte auf Ihre spezifischen Herausforderungen und Ziele: kontakt@drgkitzmann-akademie.de

Seminar Office Management: Vom Sekretariat zum Office Management

Die Transformation des Sekretariats im Laufe der Zeit spiegelt den Wandel der Geschäftswelt wider. Einst hauptsächlich als administrative Chefentlastung gesehen, hat sich diese Funktion zu einer zentralen Rolle gewandelt, die im Zentrum von Unternehmenskommunikation und -organisation angesiedelt ist. In Zeiten der Digitalisierung wurden Sekretariate mit neuen Aufgaben und virtuellen Werkzeugen konfrontiert: Von E-Mails über Cloud-Storage bis hin zu digitalen Kollaborationsplattformen.

Gleichzeitig hat sich die Rolle des Office-Managers weiterentwickelt. Vom reinen Organisieren und der Ablage bis hin zu einer Position, die strategische Führung und Vision erfordert. Im Büromanagement werden Geschäftsausrichtung mit dem Alltag synchronisiert. Office-Manager fungieren nicht nur als Brückenbauer, sondern auch als Ideengeber für Fach- und Führungskräfte und stellen sich den vielfältigen Herausforderungen des Geschäftsalltags.

In diesem sich ständig verändernden Umfeld ist kontinuierliche Weiterbildung unverzichtbar. Es reicht nicht aus, technologisch auf dem neuesten Stand zu sein. Office-Manager müssen auch ihre Soft Skills beispielsweise im Seminar Office Management weiterentwickeln, um in der heutigen Geschäftswelt zu bestehen. Dabei geht es nicht nur darum, auf Herausforderungen zu reagieren, sondern diese auch vorauszusehen, Chancen zu erkennen und das dynamische Umfeld des Office Managements sinnvoll und aktiv mitzugestalten. Dabei unterstützt Sie unser Seminar Office Management.

Aus dem Seminar Office Management: Typische Aufgaben

In jedem Unternehmen spielt ein effizientes Officemanagement eine entscheidende Rolle, indem es als Stützpfeiler des täglichen Betriebs agiert und den reibungslosen Arbeitsablauf aller Geschäftsaktivitäten gewährleistet. Eine Assistenz ist mit einer Reihe von Verantwortlichkeiten zur Chefentlastung betraut, die oft komplex und miteinander verflochten sind:

• Arbeitsabläufe: Die Koordination von Meetings und Events ist nur ein Aspekt des breiteren Spektrums des Zeitmanagements. Es ist unerlässlich, Zeitpläne im Blick zu haben und sicherzustellen, dass alle relevanten Stakeholder über bevorstehende Termine und Aktionen informiert sind.
• Sachbearbeitung: Das Verwalten von Dokumenten geht über die rein Ablage hinaus. Es erfordert den gezielten Aufbau robuster Systeme, die einen zügigen Zugriff und das leichte Abrufen sowie Vermitteln von Daten ermöglichen, ob in Papierform oder elektronisch.
• Korrespondenz: Die Assistenz fungiert oft als Kommunikationsknotenpunkt. In dieser Rolle sorgt er dafür, dass der Informationsfluss zwischen den verschiedenen Unternehmensbereichen reibungslos verläuft und unterstützt die Geschäftsführung auch entlastend in der Korrespondenz mit externen Akteuren - von Lieferanten bis hin zu Kunden.

Zusätzlich zu diesen Kernaufgaben können Office Manager auch konkret in Bereichen wie der Sachbearbeitung, Budgetplanung, Bestellung von Bürobedarf, Personalwesen und sogar gelegentlicher technischer Unterstützung tätig werden. Diese Rolle erfordert daher nicht nur ein umfangreiches Wissensspektrum, sondern auch eine Reihe spezifischer Kompetenzen sowie ein effektives Selbstmanagement. Diese Fähigkeiten vermitteln unsere Trainer und Trainerinnen im Seminar Office Management.

Notwendige Skills als Office Manager im Seminar Office Management

Ein Office Manager ist das organisatorische Herz eines Unternehmens, ein wahrer Tausendsassa, der sowohl im Alltagsgeschäft, als auch bei neuen Anforderungen gefragt ist. Die Anforderungen an diesen Beruf sind vielfältig und es werden diverse Kompetenzen benötigt, um diesen Anforderungen gerecht zu werden. Zu den Kernkompetenzen im Officemanagement zählen:

1. Organisieren mit Effizienz ist essenziell, um Ressourcen optimal zu nutzen, die richtigen Prioritäten zu setzen und stets den Überblick über laufende Projekte und anstehende Fristen zu bewahren. Ein selbstständiger Arbeitsstil ist daher unabdinglich.
2. Ein tiefes Verständnis für unterschiedliche Charaktere ermöglicht es dem Office Manager, die individuellen Arbeitsweisen und Eigenschaften jedes Teammitglieds zu erkennen und zu kanalisieren.
3. Das Talent, diplomatisch zu kommunizieren, beinhaltet sowohl das klare und respektvolle Vermitteln von sinnvollen Anweisungen, als auch das offene und taktvolle Empfangen von Rückmeldungen von Fach- und Führungskräften sowie Vorgesetzten.
4. In der heutigen, schnelllebigen Arbeitswelt ist Flexibilität und Anpassungsfähigkeit unerlässlich, um auf Veränderungen und neue Anforderungen prompt zu reagieren.
5. Problemlösungskompetenz ist gefordert, wenn unerwartete Probleme auftreten – und es zählt, kreative und praktikable Lösungen zu finden, um konkrete Störfaktoren schnell zu beseitigen.
6. In der heutigen, virtuellen Zeit ist es unverzichtbar, technisch versiert zu sein und sich mit den aktuellen Software-Tools und technologischen Hilfsmitteln für die effiziente Erledigung von Büroaufgaben auszukennen.

Neben dem Beherrschen dieser Kernkompetenzen sollte ein Office Manager ständig danach streben, seine Methoden und Prozesse zu verfeinern und sein Selbstmanagement zu optimieren. Eine geordnete und durchdachte Ablage sowie ein sorgfältiger Arbeitsstil sparen Zeit und erleichtern den Arbeitsalltag als Assistent bzw. Assistentin erheblich. Weiterbildung ist unerlässlich in diesem Bereich. Das Seminar Office Management bietet die Möglichkeit, sich mit den neuesten Techniken und Best Practices vertraut zu machen und so die eigene berufliche Entwicklung als kompetente Assistenz kontinuierlich und gezielt zu fördern.