Seminar Assistenz

Sekretariat und Assistenz

• Das Sekretariat als Drehscheibe
• Struktur im Sekretariat – Organisieren von Abläufen
• Tipps gegen volle Ablagen und To-Dos
• Arbeitsplatz und Ordnungsmethoden (Arbeitsgutmappe)

Organisation und Arbeitsabläufe im Sekretariat

• Postausgang und Poststraße (analog)
• E-Mail-Eingang und effektive E-Mail-Bearbeitung
• Terminplanung, Terminverwaltung und die 7 W zur Terminfestlegung trainieren
• Terminarten unterscheiden lernen
• Vorbereitung von Schriftstücken
• Microsoft Outlook® zur Informations- und Kommunikationsverwaltung einsetzen

Ordnungssysteme und -methoden

• Aufbereitung von Informationen, Terminen und Schriftverkehr
• Numerische, alphanumerische, geografische und chronologische Ordnungsmethoden
• Stichwortorientierte Ordnung
• Ordnung nach Piktogrammen, Symbolen und Farben

Registratur

• Allgemeine Einführung in das Thema Registratur
• Überprüfung von Dokumenten und Zuweisen von Wertstufen
• Umgang mit aufbewahrungspflichtigen Schriftstücken
• Datenspeicherung und deren Möglichkeiten in der Sachbearbeitung
• Verschiedene Registraturformen kennenlernen

Planung von Veranstaltungen

• Allgemeine Einführung in das Thema Veranstaltungsmanagement
• Vorbereitung und Tipps für verschiedene Veranstaltungsarten
• Durchführung und Ablauf eines Events
• Nachbereitung und Abrechnung

Das Seminar Assistenz vermittelt neben den Grundlagen zur Kommunikations- und Informationsverwaltung wichtige Elemente zum professionellen und effektiven Office Management.

• Im Seminar Assistenz lernen Sie die Bedeutung von Sekretariat und Assistenz sowie deren Aufgabenfelder kennen. Darüber hinaus gibt unser Seminar Tipps zur Organisation im Sekretariat sowie Termin- und Korrespondenzverwaltung.
• Events vorbereiten, durchführen und nachbereiten – im Seminar Assistenz wappnen wir Sie für jede Art von Veranstaltung.
• Darüber hinaus thematisiert unser Seminar Assistenz die Brisanz von aufbewahrungspflichtigem oder vertraulichem Schriftgut und dessen Registratur.
• Ordnungssysteme kennenlernen und Dokumente nach Stichwörtern, Ort, Zeit, (alpha-)numerisch und weiteren Kriterien ablegen, um diese bei Bedarf umgehend wiederzufinden.
• Abschließend findet zum Praxisseminar ein Clearing statt, in welchem das vermittelte Wissen unseres Lehrgangs noch einmal gefestigt und mit eigenen Beispielen aus dem Arbeitsalltag vervollständigt werden kann.

Beim Seminar Assistenz handelt es sich um eine zweitägige Veranstaltung. Den Teilnehmenden werden dabei wichtige Kenntnisse in den Bereichen Organisation, Planung, Korrespondenz- und Veranstaltungsmanagement nähergebracht. Dabei stehen die Prioritäten auf einer möglichst praxisnahen Umsetzung des theoretischen Parts. Darüber hinaus bietet der Lehrgang die Möglichkeit, im Tages-Clearing noch einmal das Gelernte Revue passieren zu lassen und eigene Praxisbeispiele durchzugehen.

Das Seminar Assistenz richtet sich in erster Linie an all jene, die mit Sekretariats- oder Assistenzaufgaben betraut sind und gleichzeitig ihre Skills im Bereich Office Management verbessern und intensivieren möchten. Das Seminar bietet eine buntes Spektrum an Themen zum Sekretariats- und Assistenzalltag, sodass Sie mit der Teilnahme an diesen Weiterbildungsmöglichkeiten einen wertvollen Teil zur Chefentlastung beitragen. Die im Seminar Assistenz vermittelten Skills können auch für Abteilungsleiter oder leitende Angestellte ebenso wertvoll sein. Organisation und effektives Office Management können schließlich in jedem Berufsfeld Vorteile bringen.

Das Seminar Assistenz lässt sich auf Wunsch an einem Ort Ihrer Wahl abhalten, beispielsweise direkt am Unternehmensstandort. Dadurch entfällt die oftmals zeitintensive An- und Abreise und die Präsenz der Mitarbeitenden am Standort ist weiterhin gegeben. Ein weiterer Vorteil, das Seminar Assistenz inhouse abzuhalten liegt darin, die Gegebenheiten vor Ort als Orientierung zu den vermittelten Inhalten zu nutzen und in möglichen Praxisbeispielen zu diskutieren. Kontaktieren Sie uns einfach per E-Mail für weitere Informationen: kontakt@drgkitzmann-akademie.de

Als Assistenz können die Aufgaben im Unternehmen sehr unterschiedlich ausfallen, sodass Abwechslung beinahe vorprogrammiert ist. In der Regel sind Sie dabei die rechte Hand des Chefs, Abteilungsleiters oder Vorgesetzten und haben dadurch nicht selten große Verantwortung. Auf der Tagesordnung steht dabei meist die Verwaltung vertraulicher Dokumente sowie die Planung, Durchführung und Koordination diverser administrativer Abläufe und darüber hinaus die Vorbereitung von Präsentationen und Besprechungen. Je nach Qualifikation sind Sie außerdem für die Pflege von Kundenkontakten zuständig und koordinieren sämtliche Geschäftsreisen für Ihren Arbeitgeber (und gegebenenfalls auch für Sie selbst).

Von einem Assistenz Seminar können nicht nur Sie selbst als Teilnehmender profitieren, sondern fallweise das gesamte Unternehmen. Während Sie selbst als Allrounder im Office allen den Rücken freihalten und schwierige Situationen meistern lernen, verbessern Sie dadurch die Zusammenarbeit mit Ihren Chefs, Abteilungsleitern und dem Team. Sie sind unsicher am Telefon und in Verhandlungen? Festigen Sie Ihre Kommunikation und lernen Sie, sicher zu verhandeln und Ihren Standpunkt unmissverständlich darzulegen.

Oftmals ist es gar nicht so einfach, alle Prozesse und Aufgaben im Blick zu behalten. Aus diesem Grund gewinnt der Terminus Office Management stetig an Bedeutung. Mit einigen Tricks lässt sich dabei der Arbeitsplatz auf Effizienz und Ordnung trimmen.

• Ordnung ist das halbe Leben. Bereits ein aufgeräumter Arbeitsplatz kann Produktivität und Effizienz merklich steigern. Entfernen Sie etwa nicht benötigte Dokumente und Gegenstände von Ihrer Arbeitsfläche, um Platz für die aktuellen Tätigkeiten zu schaffen. Das zieht sich auch auf die digitale Ebene, wie etwa einem aufgeräumten Desktop auf Ihrem PC. Das bedeutet aber nicht, dass der Schreibtisch gänzlich leer sein muss, sondern nur nicht allzu überladen.
• In stressigen Situationen kann es vorkommen, dass Aufgaben, die nicht explizit schriftlich festgehalten wurden, unter den Tisch fallen. Notieren Sie sich alle Aufgaben, um am Ball zu bleiben und konzentrierter arbeiten zu können.
• Sie sind ein Morgenmensch? Widmen Sie sich direkt zu Arbeitsbeginn schwierigen Aufgaben und orientieren Sie sich an Ihrer Leistungskurve. Dabei landen wichtige Angelegenheiten im Hoch, nebensächliche Tätigkeiten im Tief.