15 Regeln der Gesprächsführung
15 Regeln der Gesprächsführung
Gute Kommunikation ist in jedem Beruf von großer Bedeutung, um seinen Standpunkt deutlich zu machen, um Missverständnisse zu vermeiden und möglichst effektiv sein Ziel zu erreichen. Eine gute Gesprächsführung muss jedoch gelernt sein. Denn nicht immer sind alle Gesprächsteilnehmer von Beginn an auf einer Wellenlänge, vertreten die gleichen Interessen und verfolgen dasselbe Gesprächsziel. Damit Sie dennoch in Gehaltsverhandlungen, Mitarbeitergesprächen oder anderen Gesprächssituationen für eine gute Gesprächsatmosphäre sorgen, die Konversation stets in Gange halten und letztendlich die Information erhalten oder kommunizieren, die Sie loswerden möchten, helfen unsere 15 Regeln der Gesprächsführung.
Regeln der Gesprächsführung: Grundlagen der Kommunikation
Ob in Konversationen mit den Kollegen, in Mitarbeitergesprächen mit dem Vorgesetzten, oder in Kundengesprächen oder Verkaufsgesprächen – in jedem Gespräch gibt es einen Sender, der eine Botschaft übermittelt sowie einen Empfänger, der das Gesagte aufnimmt. Eine effektive Kommunikation setzt voraus, dass Sender und Empfänger eine Botschaft verstehen und in der Lage sind, alle Hindernisse oder Herausforderungen zu überwinden, die während des Kommunikationsprozesses auftreten können. Das bedeutet, dass nicht nur die gesendete Aussage – sei sie verbal oder non verbal – vom Empfänger richtig entschlüsselt werden muss. Gleichzeitig müssen Faktoren wie das Umfeld, die Beziehung zwischen Sender und Empfänger sowie die Erwartungen und Normen der Kommunikationssituation berücksichtigt werden. Nicht selten werden Gespräche außerdem von Störungen und Ablenkungen beispielsweise physischer oder semantischer Natur gestört und stellen eine Herausforderung in der Gesprächsführung dar. Indem man gewisse Regeln der Gesprächsführung beachtet, lassen sich die Gesprächsführung jedoch gut managen und Missverständnisse vermeiden.
Der Gesprächsaufbau – das Gerüst für Ihren Erfolg
Grundliegend kann ein Gesprächsverlauf in vier Phasen aufgeteilt werden:
- Gesprächseinstieg: Zu Beginn eines Gesprächs oder grundsätzlich beim ersten Kennenlernen sollten strittige Themen vermieden werden. Es ist in Ordnung, über Politik zu sprechen, wenn Sie jemanden etwas besser kennen. Wenn Sie jeine Person zum ersten Mal treffen, ist es jedoch besser, sich auf neutralem Boden zu bewegen, weshalb viele Menschen über das Wetter sprechen. Hier kommt der "Small Talk" ins Spiel.
- Informationsphase: Haben Sie sich über Ihr aktuelles Befinden, die Anfahrt zum Meeting oder das Wetter ausgetauscht, beginnt das eigentliche Gespräch. In dieser Gesprächsphase werden alle Teilnehmer über das zu besprechende Thema informiert und mögliche Standpunkte und Erwartungen kommuniziert.
- Verhandlungsphase: Unabhängig davon, ob ein Gespräch tatsächlich eine Verhandlung beinhaltet oder nicht, kommt es beinahe immer zu einer Verhandlungsphase. Hier argumentieren die Teilnehmer für ihre jeweilige Meinung und kommen idealerweise zu einer gemeinsamen Lösung.
- Gesprächsabschluss: Nach der Einigung auf eine gemeinsame Lösung werden alle wichtigen Punkte und To Dos, die sich aus einem Gespräch entwickeln, wiederholt und zusammengefasst.
Mit diesen 15 Regeln der Gesprächsführung zielorientiert Gespräche führen
Um die eigenen Ziele im Gespräch mit den Kollegen, einer Führungskraft, Kunden oder Verhandlungspartnern erreichen zu können und einen möglichst positiven Gesprächsabschluss zu erwirken, kann die Anwendung bestimmter Gesprächstechniken sowie die Einhaltung der Regeln der Gesprächsführung hilfreich sein:
1. Gehen Sie mit klaren Zielen in Ihr Gespräch hinein
Nur wer eine klare Vorstellung von dem hat, was im Gespräch angesprochen werden soll, kann sein gewünschtes Ergebnis erreichen. Bereiten Sie daher Ihr Gespräch im Vorhinein ausgiebig vor und haben Ihre Argumente parat. Ist der Termin von Ihnen initiiert, wird erwartet, dass Sie die Direktive übernehmen und das Gespräch anleiten. Dies gelingt am besten mit einer strukturierten Vorbereitung.
2. Sorgen Sie für die richtige Balance zwischen Sprechen & Zuhören
Eine Konversation kommt erst dann zu Stande, wenn mindestens zwei Leute daran beteiligt sind. In jedem Gespräch sollte daher ein Gleichgewicht zwischen Reden und Zuhören hergestellt werden. Jeder mag es, wenn man ihm zuhört und ihn nach seiner Meinung fragt. Wenn das Gespräch ins Stocken gerät oder Sie das Gefühl haben, dass Ihr Redeanteil höher ist als der Ihres Gegenübers, können Sie die Balance einfach mit Fragen wiederherstellen. Achten Sie auch darauf, nicht zu wenig zu sprechen. Passivität kann als Langeweile gedeutet werden und das Gespräch in eine ungewünschte Richtung lenken. Die richtige Balance ist somit eine wichtige Regel der Gesprächsführung.
3. Hören Sie aktiv zu
Neben der Kommunikation des eigenen Anliegens ist es eine wichtige Regel der Gesprächsführung, dem Gegenüber aktiv zuzuhören. Das bedeutet nicht nur, die Worte des anderen aufzunehmen, sondern auch nonverbale Signale und Emotionen zu berücksichtigen. Schenken Sie Ihrem Gesprächspartner Ihre ungeteilte Aufmerksamkeit. Der Griff zum Smartphone oder das Checken des E-Mail-Fachs signalisieren nicht nur Desinteresse, sondern verhindern, dass Sie alle wichtigen Informationen tatsächlich aufgreifen. Für einen Gesprächserfolg ist es wichtig genau zu verstehen, was der Dialogpartner Ihnen mitteilen möchte und welche Bedürfnisse er hat. Gleichzeitig zeigen Sie mit aktivem Zuhören Respekt und signalisieren, dass Sie an dem Gespräch interessiert sind.
4. Zeigen Sie Interesse & stellen Sie Fragen
Vermitteln Sie Ihrem Gesprächspartner, dass Sie an den Gesprächsinhalten interessiert sind, indem Sie aktiv zuhören. Gehen Sie auf das Gesagte ein und stellen Sie Rückfragen, um die Sichtweise Ihres Gegenübers tatsächlich nachvollziehen zu können und das Gespräch in die gewünschte Richtung zu lenken. Greifen Sie dabei unbedingt auf offene Fragen zurück und regen Sie Ihr Gegenüber zum Nachdenken und zur Mitteilung seiner Gedanken an. Geschlossene Fragen, die nur mit Ja oder Nein beantwortet werden können, stören den Gesprächsfluss oder führen zum abrupten Gesprächsende. Indem Sie sich an diese Regel der Gesprächsführung halten und Fragen stellen, erhalten Sie mehr Informationen über den Gesprächs- oder Verhandlungspartner und dessen Bedürfnisse und fördern den Austausch an Informationen. Halten Sie Ihre Fragen jedoch im Rahmen und löchern Sie Ihr Gegenüber nicht mit zu vielen Fragen, sondern gehen Sie auch auf die Antworten ein.
5. Verwenden Sie Körpersprache
Eine weitere wichtige Regel der Gesprächsführung ist die Verwendung von Körpersprache. Neben dem Gesprächsinhalt trägt nonverbale Kommunikation zu einem großen Teil zum erfolgreichen Ausgang einer Besprechung bei. So kann Ihrem Gesprächspartner mit einer offenen Körperhaltung, direktem Blickkontakt sowie einer angemessenen Mimik und Gestik vermittelt werden, dass Sie aufmerksam und an ihm und dem Gesagten interessiert sind. Zeigen Sie mit einem Nicken, dass Sie das Gesagte verstanden haben. Vermeiden Sie hingegen, Ihre Arme zu verschränken und Blickkontakt auszuweichen und somit Ablehnung oder Desinteresse zu vermitteln.
6. Seien Sie ehrlich & authentisch
Das Einbringen persönlicher Informationen ist in diversen Gesprächssituationen ein wichtiger Aspekt. Die Preisgabe persönlicher Informationen kann dazu beitragen, eine Beziehung aufzubauen und eine persönlichere Verbindung zu schaffen. Durch ein ehrliches und authentisches Auftreten strahlen Sie Glaubwürdigkeit aus. Überschreiten Sie jedoch keine Grenzen. Übermäßige Selbstauskünfte oder Ausfragen können aufdringlich wirken und der anderen Person dadurch Unbehagen bereiten.
7. Seien Sie aufgeschlossen & unvoreingenommen
Eine wichtige Regel der Gesprächsführung ist die Vermeidung von Vorurteilen, Stereotypen sowie Unflexibilität. Gehen Sie bereits voreingenommen in ein Gespräch hinein, ist es sehr wahrscheinlich, dass Sie Ihren Gesprächs- oder Verhandlungspartner missverstehen oder diesen ungerecht behandeln. Hören Sie objektiv zu und versuchen offen für neue Meinungen, Ideen und Perspektiven zu sein. Berücksichtigen Sie neue Informationen oder sich ändernde Umstände und lassen sich von Ihrem Gegenüber möglicherweise von einer anderen Meinung überzeugen. Dies fördert ein produktives und respektvolles Gespräch, bei dem beide Parteien voneinander lernen können.
8. Kommunikation auf Augenhöhe: Bringen Sie Ihrem Gegenüber Wertschätzung & Respekt entgegen
Damit alle Gesprächsbeteiligten ihren Standpunkt und ihr Gesprächsanliegen äußern können und so überhaupt ein richtiger Dialog zustande kommen kann, sollten Sie die nächste Regel der Gesprächsführung beachten und ein ins Wort fallen vermeiden. Dies ist nicht nur die Grundlage für ein gutes Gespräch, sondern zeigt, dass Sie Ihr Gegenüber respektieren.
Akzeptieren Sie außerdem die Meinungen und Gedanken Ihres Gegenübers, auch wenn Sie nicht mit ihnen einverstanden sind. Vermeiden Sie herablassende oder beleidigende Ausdrücke und schätzen Sie stattdessen die Meinung und die Gefühle Ihres Gesprächspartners Wert. Indem Sie Interesse für die Erfahrungen des anderen bekunden, schaffen Sie zusätzlich die Basis für ein positives Gesprächsklima.
9. Mit Empathie zum Ziel: Wechseln Sie gelegentlich die Perspektive
Eine Unterhaltung, in der die Teilnehmer gegeneinander reden ist nicht nur anstrengend, sondern auch alles andere als zielführend. Versuchen Sie daher auch in Konfliktsituationen und bei unterschiedlichen Ansichten die Perspektive Ihres Gegenübers nachzuvollziehen und blocken Sie nicht direkt ab. Versetzen Sie sich in die Lage des anderen und versuchen, seine Gefühle und Erfahrungen zu verstehen. Mit dieser Regel der Gesprächsführung können Sie angemessen auf Gesagtes reagieren und Verständnis zeigen.
10. Gesprächsführung souverän meistern: Verlieren Sie nicht den Fokus
Abhängig von der Art des Gesprächs gilt eine Unterhaltung dann als erfolgreich, wenn eine oder beide Gesprächsparteien ihre Anliegen zum Ausdruck gebracht haben oder eine gemeinsame Lösung gefunden wurde. Beispielsweise in Verhandlungen, wenn man sich auf etwas geeinigt hat. Um Ihr persönliches Gesprächsziel zu erreichen, ist es wichtig, das Gespräch relevant zu halten. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Aussagen gut begreiflich und klar formuliert sind. Vermeiden Sie irrelevante Informationen, schweifen Sie nicht vom Thema ab und konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche. Merken Sie, dass Sie selbst oder Ihr Gegenüber vom Hauptthema abschweifen, versuchen Sie wieder auf das Ursprungsthema zurückzulenken.
11. Gehen Sie mit Kritik angemessen um
Jeder Mensch ist unterschiedlich und bringt andere Sichtweisen, Erfahrungen und Hintergründe mit in ein Gespräch ein. Je nach Gesprächsanlass kann es vorkommen, dass Sie selbst Kritik äußern möchten oder diese einstecken müssen. Als Kritisierender sollten Sie Kritikpunkte sachlich formulieren und eindeutig begründen. Als Kritisierter sollten Sie Kritik hingegen annehmen und keine Abwehrhaltung einnehmen. Konstruktive Kritik hilft Ihnen dabei, sich weiterzuentwickeln und ist in der Regel nicht als persönlicher Angriff zu verstehen.
12. Konflikte managen
Konflikte sind ein unvermeidlicher Bestandteil von Gesprächen und nicht per se negativ. Ermöglichen Sie in einem Konfliktgespräch eine Win-Win-Situation, indem Sie auf Anschuldigungen und Bosheiten verzichten und stattdessen gemeinsam nach einem Kompromiss suchen. Fähigkeiten in der Konfliktlösung können zu einem harmonischeren und produktiveren Gespräch beitragen und schwierige Situationen vermeiden.
13. Der Ton macht die Musik
Insbesondere in Unterhaltungen, in denen potenziell Kritik geäußert wird, ist der richtige Tonfall von großer Bedeutung. Auch wenn Sie Ärger verspüren, vermeiden Sie diesen aggressiv auszudrücken und bewahren Sie ein ruhiges und freundliches Auftreten. Diese Regel der Gesprächsführung ist Grundlage einer gelungenen Kommunikation.
14. Regel der Gesprächsführung: Das richtige Setting
Wichtige Gespräche führt man nicht beiläufig. Setzen Sie die richtigen Voraussetzungen und wählen Sie den richtigen Zeitpunkt und Ort für Ihr Gespräch aus. Je nach Gesprächsanliegen können die Rahmenbedingung die Atmosphäre und den Ausgang des Gesprächs stark beeinflussen. So sollten beispielsweise heikle Themen nicht in der Öffentlichkeit oder unter Zeitdruck kurz vor dem nächsten Meeting angesprochen werden. Planen Sie ausreichend Zeit ein, um die Ansichten aller teilnehmenden Personen einbringen zu können und ein zielführendes und positives Gesprächsende zu erwirken.
15. Sorgen Sie für einen positiven Gesprächsabschluss
Beenden Sie ein Gespräch immer positiv und verlassen Sie es nie im Konflikt. Auch wenn Sie sich nicht einig werden oder Sie Ihre Wünsche und Ziele nicht erreichen konnten, ist es wichtig, das Gespräch nicht verärgert zu beenden.
Unangenehmes Gesprächsklima & Missverständnisse vermeiden – Fehler in der Gesprächsführung
Missachtet man die Regeln der Gesprächsführung, kann es schnell zu misslungenen Konversationen kommen. Stundenlange Besprechungen oder Verhandlungen ohne konkretes Ergebnis sind keine Seltenheit. Dabei sind diese meist auf folgende Fehler zurückzuführen:
- Die Teilnehmer reden aneinander vorbei.
- Das Wesentliche wird aus dem Auge verloren.
- Mindestens ein Verhandlungspartner hat Vorurteile.
- Die Gesprächsteilnehmer unterbrechen sich gegenseitig.
- Es ist keine Kompromissbereitschaft vorhanden.
- Das Gespräch hat einen unstrukturierten Gesprächsaufbau.
Fazit: 15 Regeln der Gesprächsführung
Obwohl der Inhalt einer Unterhaltung von Bedeutung ist, gibt es einige Regeln der Gesprächsführung, die wesentlich zum Gelingen einer Konversation beitragen. Oftmals gehen Gesprächspartner unvorbereitet in ein Gespräch hinein, um die eigenen Interessen durchzusetzen und sein Gegenüber partout von sich und seiner Meinung überzeugen zu wollen. Mit der Beachtung der 15 Regeln der Gesprächsführung gelingt es Ihnen durch den gesamten Gesprächsverlauf hindurch souverän zu bleiben, auf Ihren Gesprächspartner einzugehen und mit den richtigen Gesprächstechniken für ein erfolgreiches Auskommen für beide Seiten zu sorgen. Sie benötigen weitere Unterstützung zur Verbesserung Ihrer Kommunikationsfähigkeit? Mit unseren Kommunikationstrainings entwickeln Sie diese erfolgreich weiter.
