Seminar Büroorganisation

Organisation und Zeitmanagement gegen das tägliche Durcheinander

• Einsatz von Organisationsmethoden und Zeitmanagement im Büroalltag
• Pareto-Prinzip und ABC-Analyse
• Die Eisenhower-Methode – was ist wichtig, unwichtig, dringend oder kann warten?
• Die Vorteile von Checklisten (und was diese unbedingt enthalten sollen)
• Optimierung von Schnittstellen für möglichst geringe Reibungsverluste

Organisationsmethoden im Büro- und Verwaltungsalltag

• Schriftstücke vorbereiten und Sortieraufgaben durchführen
• Mit der Arbeitsgutmappe zu mehr Ordnung auf dem Arbeitsplatz
• Terminarten kennenlernen und die 7-WS zur Terminfestlegung verinnerlichen
• Post- und E-Mail-Eingang managen sowie den Umgang mit Microsoft Outlook trainieren
• Effektive und korrekte Bearbeitung von E-Mails
• Mehr Überblick mit der Umlauf-Matrix

Ordnungssysteme für die Archivierung

• Kennenlernen verschiedener Ordnungsmöglichkeiten und Sortieren anhand bestimmter Kriterien (Stichwörter, Chronologie, Ort, Farbe, Symbole, Piktogramme)
• Überquellende Ablagen verhindern und mit trainierten Arbeitsabläufen sicher vermeiden
• Registraturformen und Möglichkeiten der Datenspeicherung
• Überprüfung und Ablage von Schriftgut nach Wertstufen und Berücksichtigung von Aufbewahrungspflichten
• Dokumente mit Wiedervorlage terminieren

Informationsaufbereitung und Telefonie

• Vielredner am Telefon diplomatisch steuern und Vorteile daraus ziehen
• Tipps und Leitfäden gegen unverschämte Anrufer
• Rhetorische Sicherheit am Telefon

Veranstaltungen organisieren und vorbereiten

• Veranstaltungen vorbereiten und sich für jede Art von Event wappnen
• Durchführung von Veranstaltungen und erzeugen eines positiven Klimas
• Nachbereitung und Abrechnung von Events

Selbstmanagement steht in der Büroorganisation an oberster Stelle und kann der Wegbereiter für mehr Produktivität und Organisationstalent werden. Das Seminar Büroorganisation vermittelt wertvolles Wissen, wie Sie das tägliche Arbeitsaufkommen souverän und bestmöglich meistern. Darüber hinaus trainieren Sie, wie Sie effektiv E-Mails bearbeiten, Termine verwalten und den Zeitaufwand für kleinere Aufgaben weitestgehend reduzieren. Zusätzlich enthält das Seminar wertvolle Tipps für die Organisation von Veranstaltungen und Geschäftsreisen.

• Lernen Sie durchdachte Methoden und Prinzipien einzusetzen, um festzustellen, welche Aufgaben wichtig oder weniger wichtig sind und welche Sie selbst erledigen müssen oder aber delegieren können.
• Tauchen Sie tiefer in wichtige Organisationsmethoden im Büro- und Verwaltungsalltag ein und werden mit der Vorbereitung von Schriftstücken und Sortiermöglichkeiten vertraut. Trainieren Sie außerdem den Umgang mit Microsoft Outlook zur einfachen Termin- und Mailverwaltung.
• Üben Sie die korrekte Informationsaufbereitung und das souveräne Führen von Telefonaten.
• Erweitern Sie Ihr Fachwissen im Bereich Event-Management. Erhalten Sie wertvolle Tipps zur Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen.

Effektives Arbeiten, Zeitplanung, Arbeitsplatzorganisation und vieles mehr – die Seminarinhalte werden in theoretischen und praktischen Trainingseinheiten vermittelt. Anhand von Fallbeispielen und Gruppenübungen behält die Veranstaltung stets einen unmittelbaren Bezug zum Alltag im Unternehmen. Am Ende des Seminars findet ein Clearing statt, während dessen alle behandelten Themen erneut besprochen werden und Raum für eigene Beispiele, Anregungen und Erfahrungsaustausch bleibt.

Das Seminar Büroorganisation ist für Angestellte in den Bereichen Büro, Sekretariat und Assistenz die optimale Schulung, um sämtliche Tätigkeiten nicht nur so zeiteffizient wie möglich auszuführen, sondern dabei souverän den Überblick zu behalten. Idealerweise verfügen die Teilnehmenden bereits über Vorkenntnisse in diesem Bereich, doch auch für Einsteiger kann das Seminar Büroorganisation einen gelungenen Start in Büroorganisation und Selbstmanagement sichern.

Nicht immer ist es ohne größere Umstände möglich, dass Führungskräfte oder Chefs auf sämtliche Belegschaft des Büros verzichten können und deshalb auf deren Präsenz vor Ort angewiesen sind. Deshalb ist die Veranstaltung auch als Inhouse Schulung buchbar. Sollte Interesse bestehen, richten Sie Ihre Anfrage gerne an kontakt@drgkitzmann-akademie.de. Wir freuen uns über Ihre Kontaktaufnahme!

In unserem Seminar Büroorganisation bekommen Sie alle wichtigen Kentntnisse und zahlreiche Tipps für smarte Arbeitsorganisation mit auf den Weg. Dadurch wird es Ihnen leichter fallen, sämtliche Prozessabläufe im Büro zu optimieren und Ihre Toolbox für digitales Arbeiten zu erweitern. Mit dem passenden Know-how können Sie zeitfressende Arbeitsabläufe identifizieren und die Informationsflut sicher bewältigen. Darüber hinaus lernen Sie, Hilfsmittel zur besseren Organisation einzusetzen und durch Persönlichkeitsentwicklung handlungsfähiger in allen Bereichen Ihres Tuns zu werden.

Bereits mit kleinen Veränderungen können SekretärInnen sämtliche Arbeitsprozesse optimieren und durch produktive Arbeitsweise Vorgesetzte sowie Kollegen gleichermaßen entlasten.

• Kommunikation ist das A und O. Sind Aufgaben schwammig definiert oder verstehen Sie einfach nicht, was der Kunde möchte? Nutzen Sie das Telefon als direktes Kommunikationsmanagement und sparen Sie Zeit und Kommunikationsschleifen.
• Ein leerer Schreibtisch kann die Suche nach benötigten Dingen ungeheuer vereinfachen. Investieren Sie diese paar Minuten beispielsweise regelmäßig nach jedem Arbeitstag. Dadurch hält sich der Aufwand in Grenzen und Sie behalten stets den Überblick.
• Beginnen Sie jeden Tag mit einem Plan. Dadurch können Sie leichter erkennen, ob der Workload so in Ordnung ist oder Sie sich vielleicht zu viel vornehmen. Planen Sie außerdem Zeit für Ungeplantes ein, um für alle Fälle gewappnet zu sein.