„Eine Möglichkeit, Mitarbeiter*innen stärker an das Unternehmen zu binden und auch in der Weiterbildung zu unterstützen, besteht in der Ausgestaltung von konstruktivem Feedback“ (Genkova & Gassel, 2024)

Die Aufgabe von Führungskräften ist es dafür zu sorgen, dass die Unternehmensziele erreicht werden. Dafür müssen Mitarbeitende motiviert sein und ihre Leistung zuverlässig erbringen. Doch nicht immer läuft alles reibungslos: Fehler passieren, und gelegentlich entstehen Konflikte oder Probleme, die die Arbeitsqualität beeinflussen, das Erreichen von Zielen gefährden oder die Arbeitsatmosphäre im Team beeinträchtigen.

Ein Kritikgespräch zu führen hilft dabei, solche Themen zu klären und Konflikte zu lösen. Es handelt sich dabei um ein vertrauliches Gespräch zwischen Vorgesetztem und Mitarbeiter, in dem Fehlverhalten, Leistungsprobleme oder eine belastende Zusammenarbeit angesprochen wird.

Was sind die Ziele von Kritikgesprächen?

Kritikgespräche führen verfolgt mehrere Ziele – je nach Anlass stehen unterschiedliche Aspekte im Vordergrund:

• Selbstreflexion beim Mitarbeitenden fördern
• Die Sichtweise des Mitarbeitenden verstehen
• Eine Verhaltensänderung anstoßen
• Erwartungen und Standards klar kommunizieren
• Leistungen und Arbeitsqualität verbessern
• Arbeitsklima und Zusammenarbeit stärken
• Künftige Fehler vermeiden
• Mitarbeitenden gezielt unterstützen (Fähigkeiten ausbauen, Wissensstand aktualisieren)
• Unternehmensziele besser erreichen

Ein Kritikgespräch ist immer dann sinnvoll, wenn ein Thema nicht mehr mit einem kurzen Hinweis erledigt ist, sondern sich wiederholt, Auswirkungen auf andere hat oder die vereinbarten Standards klar verfehlt werden. Typische Anlässe sind:

• Wiederholte Fehler oder Qualitätsmängel
• Leistungsabfall oder Zielverfehlung
• Unzuverlässigkeit im Arbeitsalltag
• Probleme im Teamverhalten
• Missachtung von Regeln und Absprachen
• Unprofessionelles Auftreten gegenüber Kunden oder Partnern
• Beschwerden von Kollegen oder Kunden

Was ist der richtige Ort für das Kritikgespräch?

Kritikgespräche führen Sie am besten an einem neutralen Ort, an dem Sie ungestört sind. Für das Vier-Augen-Gespräch bietet sich beispielsweise ein ruhiger Besprechungsraum an. Achten Sie darauf, dass Sie während des Gesprächs nicht unterbrochen werden. Stellen Sie Ihr Telefon stumm und lassen Sie keine Störungen durch Nachrichten oder hineinschneiende Personen zu. Bemühen Sie sich außerdem, dass die Sitzsituation möglichst auf Augenhöhe ist. So vermeiden Sie unnötigen Druck und fördern einen ebenbürtigen Austausch.

Wann ist der richtige Zeitpunkt, um ein Kritikgespräch zu führen?

Der ideale Zeitpunkt, um ein Kritikgespräch zu führen, ist zeitnah, sobald ein Problem erkennbar wird oder nach einem aktuellen Vorfall. Wenn Sie zu lange warten, wirkt Kritik schnell wie aufgestauter Ärger. Wichtig ist jedoch, dass Sie auch nicht im Affekt handeln. Wenn Sie zu spontan reagieren, steigt das Risiko für einen unangemessenen Ton. Planen Sie außerdem genug Zeit ein und vermeiden Sie ungünstige Momente wie kurz vor Feierabend, zwischen Terminen oder direkt nach einer stressigen Situation. Der beste Zeitpunkt ist dann, wenn Sie das Thema konkret benennen können, innerlich ruhig sind und Raum für eine Lösung und klare Vereinbarungen haben.

Ein Kritikgespräch führen Sie dann am besten, wenn Sie es klar strukturieren: So bleiben Sie sachlich, geben Ihrem Gegenüber Orientierung und führen das Gespräch zu einem Ergebnis, das wirklich weiterhilft. Die folgenden sieben Phasen haben sich in der Praxis bewährt.

3. Phase: Die Stellungnahme

Geben Sie Ihrem Gegenüber Raum, die eigene Sichtweise zu schildern. Mit offenen Fragen und aktivem Zuhören klären Sie Unklarheiten und vergewissern sich, den Standpunkt Ihres Kollegen oder Ihrer Kollegin zu verstehen. So erkennen Sie, ob Ursachen in fehlenden Informationen, Überlastung, Missverständnissen oder tatsächlich im Verhalten liegen.

4. Phase: Bewertung des Sachverhaltes

Wenn Sie ein Kritikgespräch führen, sollten Sie das Gesagte gemeinsam einordnen: Welche Punkte sind bestätigt, welche Missverständnisse wurden aufgeklärt und was ist aus Unternehmenssicht nicht akzeptabel? Formulieren Sie Ihre Erwartungen klar und verbindlich.

7. Phase: Nachbereitung & Kontrolle

Ohne Nachverfolgung bleibt ein Konfliktgespräch oft wirkungslos. Prüfen Sie daher im vereinbarten Zeitraum, ob die Maßnahmen greifen und ob die Veränderung sichtbar wird. Geben Sie Rückmeldung – sowohl bei Fortschritt (anerkennen) als auch bei ausbleibender Verbesserung (erneut klären, nächste Schritte definieren). Kontinuität sorgt dafür, dass aus dem Feedbackgespräch tatsächlich eine nachhaltige Veränderung wird.

Wenn Sie ein Konfliktgespräch führen, ist ein guter Einstieg mehr als nur eine freundliche Begrüßung. Er ist wertschätzend, klar und lösungsorientiert. Vermeiden Sie jedoch zu lange Vorreden und kommen Sie zügig auf den Punkt. Diese Formulierungen helfen Ihnen dabei:

• „Vielen Dank, dass Sie sich Zeit nehmen. Ich möchte heute ein Thema ansprechen, das mir wichtig ist, damit wir die Zusammenarbeit wieder stabil und klar gestalten können.“
• „Ich führe dieses Gespräch, weil mir wichtig ist, dass wir Erwartungen und Vorgehensweisen eindeutig klären – und gemeinsam eine Lösung finden.“
• „Ich möchte mit Ihnen über einen Vorfall sprechen und verstehen, wie Sie die Situation gesehen haben. Danach würde ich gerne vereinbaren, wie es künftig laufen soll.“
• „Mir ist in den letzten Tagen etwas aufgefallen, das ich zeitnah mit Ihnen besprechen möchte. Es geht nicht um Vorwürfe, sondern um Klarheit und Verbesserung.“
• „Ich schätze Ihre Arbeit grundsätzlich, und gerade deshalb möchte ich dieses Thema offen ansprechen: Es gibt einen Punkt, der so nicht weiterlaufen kann.”

Kritikgespräche zu führen, sind kein angenehmer, aber ein wichtiger Teil guter Leitung. Entscheidend ist, dass Sie Kritik nicht spontan oder im Affekt äußern, sondern strukturiert und lösungsorientiert vorgehen. Wenn Sie Beispiele benennen, Ihrem Gegenüber Raum zur Stellungnahme geben und am Ende klare Vereinbarungen treffen, erreichen Sie eher Einsicht – ohne die Motivation oder die Basis der Zusammenarbeit zu beschädigen.

Den größten Effekt erzielen Sie, wenn Sie nach dem Führen eines Konfliktgesprächs konsequent nachfassen: Verbindliche Ziele, ein Follow-up und ehrliches Feedback zu Fortschritten sorgen dafür, dass sich Verhalten nachhaltig verbessert und künftige Fehler vermieden werden.