Beheer van vergaderingen

Leiders brengen een groot deel van hun werktijd door in vergaderingen en sessies. Om ervoor te zorgen dat deze efficiënt zijn in termen van tijd en resultaten, is een gestructureerde planning en doelgericht leiderschap van cruciaal belang. Het seminar biedt u vaardigheden om vergaderingen en onderhandelingen te organiseren en te leiden. U leert hoe u uw publiek kunt boeien door inhoud op een interessante maar feitelijke en deskundige manier over te brengen. Het doel van dit seminar is de duur van vergaderingen te verkorten en toch productieve resultaten te garanderen.

Meer dan een simpele uitwisseling van ideeën

• Soorten en vormen van vergaderingen in een oogopslag
• Punten van kritiek en (verwante) benaderingen van oplossingen
• Het is niet alleen de inhoud die telt

Zich houden aan de regels van het spel

• De noodzaak van de vergadering in twijfel trekken
• De rol van de agenda bij tijdbeheer
• Alles over de lijst van deelnemers
• Bepalen van de locatie en het tijdschema
• Beheer van uitnodigingen en voorbereiding van documenten

Uitvoering en documentatie

• Opeenvolging van gebeurtenissen en criteria voor succes
• Inleiding, hoofdgedeelte, conclusie
• Aanpak van moeilijkheden en conflicten
• Notuleren en beheer van de follow-up

Bijzondere en vernieuwende vormen van bijeenkomsten

• Procedure en uitvoering van een Open Space-evenement
• Een overzicht van gedecentraliseerde (hightech) vergadervormen
• Voorbereiding, uitvoering en moderatie van telefoon-, audio- en videoconferenties

Résumé en consensus

• Slotopmerkingen: Japanse conferentie
• Samenvatting en ontruiming

Deelnemers leren hoe zij de duur van een teamvergadering kunnen verkorten en toch productieve resultaten kunnen bereiken. Wij bieden de nodige instrumenten om succesvolle vergaderingen te organiseren.

• Leer over de verschillende soorten en vormen van vergaderingen. Dit omvat hoe om te gaan met opbouwende kritiek, hoe oplossingen te ontwikkelen en hoe om te gaan met de hele sfeer van een vergadering - niet alleen de inhoud.
• U leert het belang van de voorbereiding van een vergadering, het opstellen van een draaiboek voor een evenement, het bepalen van een geschikte locatie en tijdschema, en het uitnodigen van relevante belanghebbenden.
• Leer hoe u een doelgerichte vergadering voorbereidt, nauwkeurige notulen maakt en de vergadering opvolgt.
• Naast traditionele vergadervormen komen ook innovatieve vormen van informatie-uitwisseling aan bod, zoals evenementen in de open ruimte en gedecentraliseerde vergadervormen.

Het seminar vindt plaats in een ontspannen, interactieve sfeer. De methodologische aanpak is gebaseerd op de leerervaring van de deelnemers, die bestaat uit praktische oefeningen, groepsdiscussies en de presentatie. Er wordt gebruik gemaakt van media en voorbeelden uit het beroepsleven om de stof te illustreren en begrip te kweken voor de toepassing ervan in de praktijk. Met onze checklists en deelnemersdocumenten kunnen de deelnemers aan het seminar de inhoud mee naar huis nemen.

De doelgroep voor dit seminar bestaat voornamelijk uit leidinggevenden, managers en professionals die succesvolle bijeenkomsten willen organiseren en leiden, maar ook mensen die hun kennis over dit onderwerp willen ontwikkelen. Het seminar is geschikt voor zowel ervaren als onervaren meeting leaders omdat het een uitgebreid overzicht geeft van effectief meeting management.

Uiteraard is het ook mogelijk om het seminar Meeting Management als in-house training te boeken. De Dr. G. Kitzmann Academie biedt bedrijven, organisaties en groepen trainingen en seminars op maat die voldoen aan hun specifieke behoeften. Neem contact met ons op om de mogelijkheden van een training op maat te bespreken. Richt uw verzoek aan: [email protected]

Het seminar biedt vele voordelen, zoals betere communicatie en organisatie, betere besluitvorming, grotere efficiëntie, verhoogde productiviteit en betere samenwerking tussen teams. Met deze aanpak kunnen bedrijven succesvollere vergaderingen opzetten die gericht zijn op het bereiken van specifieke resultaten.

1. Het is belangrijk zich te houden aan de vastgestelde begin- en eindtijden van een vergadering, omdat dit een voorbeeld is van betrokkenheid en respect voor de tijd van anderen.
2. Vooraf vastgestelde tijdschema's helpen om de discussies te focussen, verrassingen te voorkomen en de vergadering op schema te houden.
3. Zorg ervoor dat het doel van de vergadering voor iedereen duidelijk is.
4. Het is belangrijk om tijdens een vergadering aantekeningen te maken om ervoor te zorgen dat alle belangrijke punten worden vastgelegd voor toekomstig gebruik.
5. Maak aan het eind van elke vergadering een lijst van actiepunten met termijnen voor de voltooiing ervan.