Gespreksregels: de grondbeginselen van communicatie

Of het nu gaat om gesprekken met collega's, personeelsvergaderingen met supervisors, klantenvergaderingen of verkooppraatjes - in elk gesprek is er een zender die een boodschap overbrengt en een ontvanger die opvangt wat er wordt gezegd. Effectieve communicatie vereist dat zowel zender als ontvanger een boodschap begrijpen en in staat zijn eventuele obstakels of uitdagingen tijdens het communicatieproces te overwinnen. Dit betekent dat niet alleen de verzonden boodschap - verbaal of niet-verbaal - door de ontvanger correct moet worden gedecodeerd. Tegelijkertijd moet rekening worden gehouden met factoren zoals de omgeving, de relatie tussen zender en ontvanger en de verwachtingen en normen van de communicatiesituatie. Het is niet ongewoon dat gesprekken worden verstoord door storingen en afleidingen van bijvoorbeeld fysieke of semantische aard, en dit vormt een uitdaging bij het voeren van het gesprek. Door bepaalde regels voor gespreksleiding te volgen, kan een gesprek echter goed worden geleid en kunnen misverstanden worden voorkomen.

De structuur van het gesprek - het kader voor uw succes

In principe kan een gesprek worden verdeeld in vier fasen:

1. Gespreksbegin: aan het begin van een gesprek of eigenlijk bij de eerste kennismaking moeten omstreden onderwerpen worden vermeden. Het is oké om over politiek te praten als je iemand wat beter kent. Maar als je iemand voor het eerst ontmoet, is het beter om op neutraal terrein te blijven, en daarom praten veel mensen over het weer. Dit is waar de "small talk" om de hoek komt kijken.
2. Informatiefase: Zodra uinformatie hebt uitgewisseld over hoe u zich op dit moment voelt, hoe u bij de ontmoeting komt of over het weer, begint het eigenlijke gesprek. In deze fase van het gesprek worden alle deelnemers geïnformeerd over het te bespreken onderwerp en worden mogelijke standpunten en verwachtingen gecommuniceerd.
3. Onderhandelingsfase: Ongeacht of een gesprek daadwerkelijk een onderhandeling inhoudt of niet, er is bijna altijd een onderhandelingsfase. Hier argumenteren de deelnemers voor hun respectieve standpunten en komen ze idealiter tot een gemeenschappelijke oplossing.
4. Afsluiting van het gesprek: Nadat overeenstemming is bereikt over een gemeenschappelijke oplossing, worden alle belangrijke punten en to-dos die zich uit een gesprek ontwikkelen herhaald en samengevat.

Gebruik deze 15 regels van gespreksmanagement om doelgerichte gesprekken te leiden.

Om in een gesprek met collega's, een manager, klanten of onderhandelingspartners uw eigen doelen te kunnen bereiken en tot een zo positief mogelijke conclusie te komen, kan het nuttig zijn bepaalde gesprekstechnieken te gebruiken en de regels van gespreksmanagement in acht te nemen:

1. Ga uw gesprek in met duidelijke doelen.

Alleen wie duidelijk voor ogen heeft wat er in het gesprek aan de orde moet komen, kan het gewenste resultaat bereiken. Bereid uw gesprek daarom vooraf uitgebreid voor en zorg dat u uw argumenten paraat heeft. Als de afspraak door u wordt geïnitieerd, wordt van u verwacht dat u de regie neemt en het gesprek leidt. Dit gaat het best met een gestructureerde voorbereiding.

3. actief luisteren

Naast het overbrengen van de eigen zorgen is een belangrijke regel voor het voeren van een gesprek het actief luisteren naar de ander. Dit betekent niet alleen de woorden van de ander opnemen, maar ook rekening houden met non-verbale signalen en emoties. Geef uw gesprekspartner uw onverdeelde aandacht. Naar je smartphone grijpen of je e-mailbox checken is niet alleen een teken van desinteresse, maar voorkomt ook dat je alle belangrijke informatie daadwerkelijk oppikt. Voor een succesvol gesprek is het belangrijk om precies te begrijpen wat uw gesprekspartner u wil vertellen en wat zijn behoeften zijn. Tegelijkertijd getuigt actief luisteren van respect en geeft het aan dat u geïnteresseerd bent in het gesprek.

4. toon interesse & stel vragen

Laat uw gesprekspartner zien dat u geïnteresseerd bent in wat er gezegd wordt door actief te luisteren. Reageer op wat er gezegd wordt en stel vragen om het standpunt van uw gesprekspartner echt te begrijpen en het gesprek in de gewenste richting te sturen. Gebruik open vragen en moedig uw gesprekspartner aan om na te denken en zijn of haar gedachten te delen. Gesloten vragen die alleen met ja of nee kunnen worden beantwoord, verstoren de stroom van het gesprek of leiden tot een abrupt einde van het gesprek. Door deze gespreksregel te volgen en vragen te stellen, krijgt u meer informatie over de persoon met wie u praat of onderhandelt en diens behoeften, en stimuleert u de uitwisseling van informatie. Houd uw vragen echter tot een minimum beperkt en pest uw gesprekspartner niet met te veel vragen, maar reageer ook op de antwoorden.

5. Gebruik lichaamstaal

Een andere belangrijke gespreksregel is het gebruik van lichaamstaal. Naast de inhoud van het gesprek draagt ook de non-verbale communicatie in grote mate bij tot het welslagen van een vergadering. Zo kunnen een open lichaamshouding, direct oogcontact en passende gezichtsuitdrukkingen en gebaren aan uw gesprekspartner overbrengen dat u aandachtig en geïnteresseerd bent in hem of haar en wat er gezegd wordt. Laat zien dat u hebt begrepen wat er wordt gezegd door te knikken. Vouw daarentegen niet uw armen over elkaar en vermijd oogcontact, waarmee u afwijzing of desinteresse overbrengt.

7. wees onbevooroordeeld & onbevooroordeeld

Een belangrijke gespreksregel is het vermijden van vooroordelen, stereotypen en starheid. Als u een gesprek ingaat met een vooroordeel, is de kans groot dat u uw gespreks- of onderhandelingspartner verkeerd begrijpt of oneerlijk behandelt. Luister objectief en probeer open te staan voor nieuwe meningen, ideeën en perspectieven. Houd rekening met nieuwe informatie of veranderende omstandigheden en laat uw gesprekspartner u eventueel overtuigen van een andere mening. Dit bevordert een productief en respectvol gesprek waarin beide partijen van elkaar kunnen leren.

8. Communicatie op ooghoogte: toon waardering en respect voor uw gesprekspartner.

Om ervoor te zorgen dat alle deelnemers aan het gesprek hun standpunt en hun zorgen kunnen uiten, en zodat er überhaupt een goede dialoog tot stand kan komen, moet u de volgende regel voor het voeren van een gesprek in acht nemen en niet in de rede vallen. Dit is niet alleen de basis voor een goed gesprek, maar laat ook zien dat u uw gesprekspartner respecteert.

Accepteer ook de meningen en gedachten van uw gesprekspartner, zelfs als u het er niet mee eens bent. Vermijd neerbuigende of beledigende taal en waardeer in plaats daarvan de mening en gevoelens van uw gesprekspartner. Door belangstelling te tonen voor de ervaringen van de ander, creëert u ook de basis voor een positief gespreksklimaat.

10. Gesprekken beheersen met vertrouwen: verlies je focus niet.

Afhankelijk van het soort gesprek, wordt een gesprek als geslaagd beschouwd wanneer één of beide partijen hun zorgen hebben geuit of wanneer er een gemeenschappelijke oplossing is gevonden. Bijvoorbeeld, bij onderhandelingen, wanneer iets is overeengekomen. Om uw persoonlijke gespreksdoel te bereiken, is het belangrijk het gesprek relevant te houden. Zorg ervoor dat uw uitspraken goed begrepen en duidelijk geformuleerd zijn. Vermijd irrelevante informatie, dwaal niet af van het onderwerp en concentreer u op de hoofdzaken. Als u merkt dat u of uw gesprekspartner afdwaalt van het hoofdonderwerp, probeer dan terug te keren naar het oorspronkelijke onderwerp.

11. Ga op passende wijze om met kritiek.

Elke persoon is anders en brengt verschillende perspectieven, ervaringen en achtergronden mee naar een gesprek. Afhankelijk van de gelegenheid van het gesprek kunt u zelf kritiek uiten of moet u kritiek incasseren. Als u kritiek uit, moet u uw kritiek objectief formuleren en duidelijk motiveren. Als de criticus daarentegen moet u kritiek accepteren en geen defensieve houding aannemen. Constructieve kritiek helpt je om je verder te ontwikkelen en is meestal niet op te vatten als een persoonlijke aanval.

12. Omgaan met conflicten

Conflicten zijn een onvermijdelijk onderdeel van discussies en niet per se negatief. Faciliteer een win-winsituatie in een conflictgesprek door af te zien van beschuldigingen en venijnigheid en in plaats daarvan samen naar een compromis te zoeken. Conflictoplossende vaardigheden kunnen bijdragen tot een harmonieuzer en productiever gesprek en moeilijke situaties voorkomen.

13. De toon maakt de muziek

Vooral in gesprekken waarin mogelijk kritiek wordt geuit, is de juiste toon van groot belang. Zelfs als u boosheid voelt, vermijd het agressief te uiten en behoud een kalme en vriendelijke houding. Deze gespreksregel is de basis van succesvolle communicatie.

15. Zorg voor een positief einde van de vergadering

Sluit een discussie altijd positief af en laat het nooit bij een conflict. Zelfs als u geen overeenstemming bereikt of uw wensen en doelen niet kon bereiken, is het belangrijk het gesprek niet boos te beëindigen.

Conclusie: 15 regels voor gespreksbeheer

Hoewel de inhoud van een gesprek belangrijk is, zijn er enkele regels voor gespreksleiding die aanzienlijk bijdragen aan het succes van een gesprek. Vaak gaan mensen onvoorbereid een gesprek in, omdat ze hun eigen belangen willen laten gelden en de ander willen overtuigen van hun mening. Door de 15 gespreksregels te volgen, kun je tijdens het gesprek zelfverzekerd blijven, reageren op je gesprekspartner en de juiste gesprekstechnieken gebruiken om te zorgen voor een succesvol resultaat voor beide partijen. Heb je verdere ondersteuning nodig om je communicatievaardigheden te verbeteren? Met onze communicatietrainingen kun je ze met succes verder ontwikkelen.