Volgens de definitie van het Gabler Business Dictionary betekentcommunicatie dat een boodschap wordt overgebracht van een zender naar een of meer ontvangers. De boodschap hoeft echter niet altijd uitsluitend in woorden te worden uitgedrukt. Non-verbale signalen zoals gebaren, gezichtsuitdrukkingen, maar ook de toon van je stem en nadruk zijn ook onderdelen van communicatie en worden idealiter gebruikt om te benadrukken wat je zegt. Communicatievaardigheden spelen ook een rol in een leiderschapscontext. Hier is het, naast de boodschap zelf, vooral belangrijk om aandacht te besteden aan hoe de informatie wordt overgebracht. Immers, als de informatie anders wordt ontvangen dan bedoeld door de gesprekspartner, kan dit leiden tot misverstanden en, in extreme gevallen, een impact hebben op de tevredenheid van de werknemer en, bijgevolg, op de prestaties en motivatie. De situatie is vergelijkbaar als je niet verbaal communiceert. Zelfs als je je bijvoorbeeld afwendt tijdens een gesprek en niet spreekt, is je houding alleen al een vorm van communicatie als manager. Het feit dat je niet wilt deelnemen aan een gesprek komt over op je gesprekspartner.

"Je kunt niet niet communiceren." - Psycholoog, Paul Watzlawick

Volgens een onderzoek van Grammarly & Statista (2024) besteden professionals in Duitsland gemiddeld 75% van hun werktijd aan communicatie. Voor leidinggevenden ligt dit percentage vermoedelijk nog hoger en is het dus een bijzonder belangrijk onderdeel van hun functie. Communicatieve vaardigheden vormen namelijk de basis voor een succesvolle samenwerking en betrokkenheid binnen het team. Managers staan daarbij voor een bijzondere uitdaging: de manier waarop zij communiceren heeft een directe invloed op de richting, sfeer en motivatie van het team. Als leidinggevende is het uw taak om uw medewerkers zo te motiveren dat zij bereid zijn om te presteren om de bedrijfsdoelstellingen te bereiken. Met goede communicatieve vaardigheden bereikt u een maximaal effect.

Duidelijkheid in vergaderingen, onderhandelingen en gesprekken met medewerkers

Om doelgericht te communiceren en misverstanden te voorkomen, is het essentieel om uw boodschap duidelijk, begrijpelijk en zonder veel ruimte voor interpretatie te formuleren. Alleen met duidelijkheid kan uw gesprekspartner de dingen ook zo uitvoeren als u dat van hem verwacht.

Emotionele intelligentie als vaardigheid

Leidinggevenden die zich in de rol van hun medewerkers kunnen verplaatsen, zullen minder problemen hebben om op hetzelfde niveau met hen te communiceren. Met empathie en een weloverwogen woordkeuze kunnen onnodige misverstanden en conflicten worden voorkomen en kunnen de gewenste resultaten worden bereikt. Een belangrijk aspect van communicatie door leidinggevenden.

Transparantie tonen in managementcommunicatie

Eerlijkheid duurt het langst. Dit geldt ook voor je teamleden. Geef waar mogelijk inzicht "achter de schermen" en geef je team het gevoel ergens deel van uit te maken.

Feedbackvaardigheid als leider

Als manager is het je taak om je teamleden feedback te geven en ook om hun feedback ter harte te nemen, erover na te denken en indien nodig te implementeren. Communicatievaardigheden omvatten ook het vermogen om kritiek op de juiste manier te uiten en professioneel te accepteren.

Veel communicatiewetenschappers hebben theorieën geanalyseerd, het onderwerp gedefinieerd en modellen ontwikkeld. De modellen benadrukken de complexiteit van communicatie en benadrukken dat boodschappen op verschillende niveaus kunnen worden verzonden en ontvangen - wat betekent dat conflicten onvermijdelijk zijn als ze niet zorgvuldig worden overwogen. De volgende modellen kunnen managers helpen om hun communicatievaardigheden te ontwikkelen:

• Zender-ontvanger model (Shannon/Weaver)
• Vier-oren model (Schulz von Thun)
• IJsbergmodel (Siegmund Freud)
• Transactionele analyse
• Organon model
• 5 axioma's volgens Watzlawick

Succesvolle beoordelingsgesprekken door goede communicatie met de manager

In beoordelingsgesprekken is het belangrijk om de communicatiestijl aan te passen aan de situatie. Gaat het gesprek vooral over het geven van feedback op de werkprestaties en het stellen van nieuwe doelen of is er iets meer gevoeligheid nodig? Voor een constructief beoordelingsgesprek is het aan te raden om de medewerker waarderend en open te benaderen, helder en transparant te communiceren en actief te luisteren. Dit zal uw medewerkers helpen om hun potentieel te benutten.

Veranderingsprocessen

Niet iedereen is voorstander van verandering. Als manager is het je taak om je medewerkers ook in dynamische tijden te motiveren en begrip te tonen als ze twijfels uiten. Het helpt vaak om je te verplaatsen in je medewerkers. Mogelijke onzekerheden en zorgen zijn vaak begrijpelijk en menselijk en kunnen door jou op een communicatieve manier worden aangepakt.

Taken delegeren

Leiderschapsvaardigheden omvatten het vermogen om te delegeren. Als je specifieke taken wilt toewijzen, doe dat dan door te communiceren - in een direct gesprek, een e-mail of een andere schriftelijke vorm. Zorg ervoor dat je je eisen duidelijk formuleert en breng alle nodige informatie over om misverstanden te voorkomen. Alleen wie de spelregels kent, kan zich eraan houden.

• Te veel informatie: Als er te veel informatie in één keer wordt overgebracht, is de kans groot dat je teamleden niet in staat zijn om alles in zich op te nemen.
• Onduidelijke boodschappen: Onduidelijke bewoordingen of uitspraak kunnen ertoe leiden dat je gesprekspartner je niet of verkeerd begrijpt.
• Gebrek aan overeenstemming tussen verbaal en non-verbaal: Als je lichaamstaal niet overeenkomt met wat je zegt, kan dit leiden tot verwarring of zelfs wantrouwen bij je gesprekspartner.
• Gebrek aan luistervaardigheden: Niet alle verstorende factoren voor communicatie tussen managers zijn afkomstig van de manager. De ander moet ook willen en kunnen luisteren.

Duidelijke en effectieve managementcommunicatie is de basis van goed leiderschap. Of het nu gaat om lof, feedback, delegeren of crisisgesprekken - als manager speelt je communicatiestijl een sleutelrol bij het bepalen hoe gemotiveerd, productief en succesvol je team is. Als je duidelijke bewoordingen combineert met empathie, actief luisteren en het bewuste gebruik van lichaamstaal, beschik je over alle belangrijke communicatievaardigheden die een voordeel zijn in het dagelijkse management. Met behulp van communicatiemodellen zoals de axioma's van Watzlawick zul je inzien hoe snel misverstanden kunnen ontstaan. Daarom is het des te belangrijker om communicatievaardigheden voortdurend te ontwikkelen en flexibel in te zetten, afhankelijk van de situatie.

Hoe moeten managers communiceren?

Managers moeten duidelijk communiceren om misverstanden of verwarring te voorkomen. Naast een zelfverzekerde houding is een menselijke en empathische houding ook belangrijk om vertrouwen op te bouwen met je team.

Wat is de communicatiestijl van een manager?

De communicatiestijl is vooral belangrijk voor de communicatie van managers en beschrijft de manier waarop een manager zijn zorgen overbrengt, luistert en omgaat met het team. Deze moet worden aangepast afhankelijk van de managementsituatie.