"Een manier om werknemers loyaler aan het bedrijf te maken en hen te ondersteunen bij hun verdere opleiding is het organiseren van constructieve feedback" (Genkova & Gassel, 2024)

Het is de taak van managers om ervoor te zorgen dat de doelen van het bedrijf worden bereikt. Hiervoor moeten werknemers gemotiveerd zijn en betrouwbaar presteren. Maar niet alles verloopt altijd vlekkeloos: er worden fouten gemaakt en af en toe ontstaan er conflicten of problemen die de kwaliteit van het werk beïnvloeden, het bereiken van doelen in gevaar brengen of de werksfeer in het team verstoren.

Het houden van een kritiekvergadering helpt om dergelijke kwesties te verduidelijken en conflicten op te lossen. Dit is een vertrouwelijk gesprek tussen de lijnmanager en de medewerker waarin wangedrag, prestatieproblemen of een stressvolle werkrelatie worden besproken.

Wat zijn de doelen van beoordelingsgesprekken?

Kritiekgesprekken hebben verschillende doelen - afhankelijk van de gelegenheid staan verschillende aspecten op de voorgrond:

• Zelfreflectie bij de medewerker aanmoedigen
• Inzicht krijgen in het standpunt van de medewerker
• Een gedragsverandering in gang zetten
• Verwachtingen en normen duidelijk communiceren
• Prestaties en kwaliteit van het werk verbeteren
• De werksfeer en samenwerking versterken
• Toekomstige fouten voorkomen
• Medewerkers gerichte ondersteuning bieden (vaardigheden ontwikkelen, kennis bijwerken)
• Bedrijfsdoelen effectiever bereiken

Een kritiekvergadering is altijd nuttig wanneer een probleem niet langer kan worden opgelost met een korte opmerking, maar herhaaldelijk voorkomt, gevolgen heeft voor anderen of duidelijk niet voldoet aan de afgesproken normen. Typische gelegenheden zijn

• Herhaalde fouten of kwaliteitsgebreken
• Prestatiedaling of het niet halen van doelstellingen
• Onbetrouwbaarheid in het dagelijkse werk
• Problemen in teamgedrag
• Negeren van regels en afspraken
• Onprofessioneel gedrag tegenover klanten of partners
• Klachten van collega's of klanten

Wat is de juiste plaats voor een kritiekbijeenkomst?

Het is het beste om een kritiekgesprek op een neutrale plek te houden waar je niet gestoord wordt. Een rustige vergaderzaal is bijvoorbeeld ideaal voor een één-op-één gesprek. Zorg ervoor dat je niet gestoord wordt tijdens het gesprek. Zet je telefoon op stil en zorg ervoor dat je niet gestoord wordt door berichten of mensen die inbreken. Probeer er ook voor te zorgen dat de zitpositie zo dicht mogelijk bij ooghoogte is. Dit voorkomt onnodige druk en bevordert een gelijkwaardige uitwisseling.

Wanneer is het juiste moment voor een kritiekbijeenkomst?

Het ideale moment om een kritiekgesprek te houden is zodra een probleem duidelijk wordt of na een recent incident. Als je te lang wacht, zal kritiek snel overkomen als opgekropte woede. Het is echter belangrijk dat je niet in het heetst van de strijd reageert. Als je te spontaan reageert, neemt het risico op een ongepaste toon toe. Plan ook voldoende tijd in en vermijd ongunstige momenten zoals vlak voor het einde van de werkdag, tussen afspraken door of direct na een stressvolle situatie. Het beste moment is wanneer je het probleem concreet kunt benoemen, rustig van binnen bent en ruimte hebt voor een oplossing en duidelijke afspraken.

De beste manier om een kritiekdialoog te voeren is door deze duidelijk te structureren: Zo blijf je objectief, geef je je gesprekspartner oriëntatie en leid je het gesprek naar een resultaat waar je echt iets aan hebt. De volgende zeven fasen hebben zich in de praktijk bewezen.

3e fase: Deverklaring

Geef je gesprekspartner de ruimte om zijn eigen standpunt te beschrijven. Gebruik open vragen en actief luisteren om eventuele onduidelijkheden op te helderen en zorg ervoor dat je het standpunt van je collega begrijpt. Op deze manier kun je vaststellen of de oorzaken liggen in een gebrek aan informatie, overbelasting, misverstanden of juist in gedrag.

Fase 4: De situatie evalueren

Wanneer je een discussie hebt over kritiek, moet je samen categoriseren wat er is gezegd: Welke punten zijn bevestigd, welke misverstanden zijn opgehelderd en wat is niet aanvaardbaar vanuit het standpunt van het bedrijf? Formuleer je verwachtingen duidelijk en bindend.

7. Fase: Follow-up & controle

Zonder follow-up blijft een conflictgesprek vaak zonder effect. Controleer daarom binnen de afgesproken termijn of de maatregelen effect hebben en of de verandering zichtbaar wordt. Geef feedback – zowel bij vooruitgang (erkennen) als bij uitblijvende verbetering (opnieuw verduidelijken, volgende stappen definiëren). Continuïteit zorgt ervoor dat het feedbackgesprek daadwerkelijk tot een duurzame verandering leidt.

Als je een conflictgesprek voert, is een goede inleiding meer dan een vriendelijke begroeting. Het is waarderend, duidelijk en oplossingsgericht. Vermijd echter te lange inleidingen en kom snel ter zake. Deze formuleringen kunnen u helpen:

• "Bedankt voor uw tijd. Vandaag wil ik een kwestie aankaarten die belangrijk voor me is, zodat we weer stabiel en duidelijk kunnen samenwerken."
• "Ik voer dit gesprek omdat het belangrijk voor me is dat we verwachtingen en procedures duidelijk op een rijtje zetten - en samen een oplossing vinden."
• "Ik wil graag met je praten over een incident en begrijpen hoe je de situatie zag. Daarna wil ik graag afspreken hoe het in de toekomst moet."
• "Ik heb de afgelopen dagen iets gemerkt dat ik graag zo snel mogelijk met je wil bespreken. Het gaat niet om verwijten, maar om duidelijkheid en verbetering."
• "Ik waardeer je werk enorm en daarom wil ik deze kwestie openlijk aankaarten: Er is een punt dat het zo niet verder kan."

Kritiek bespreken is niet prettig, maar het is een belangrijk onderdeel van goed leiderschap. Het is cruciaal dat je kritiek niet spontaan of in het heetst van de strijd uit, maar gestructureerd en oplossingsgericht aanpakt. Als je voorbeelden noemt, je counterpart de ruimte geeft om te reageren en aan het eind duidelijke afspraken maakt, is de kans groter dat je tot inzicht komt - zonder de motivatie of de basis van de samenwerking aan te tasten.

U bereikt het meeste effect als u na een conflictgesprek consequent opvolgt: Bindende doelen, een follow-up en eerlijke feedback over de voortgang zorgen ervoor dat gedrag duurzaam verbetert en toekomstige fouten worden voorkomen.